> 猫さん

初心者備忘録管理人のきぬあさです。
ご質問いただきましたリボンの各コントロールの有効・無効設定の件についてですが、下記のようにcommand要素のenabled属性(動的に設定する場合はgetEnabled属性)を指定することで設定可能なのですが、

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2006/01/customui">
  <commands>
    <command idMso="MenuPreviewPane" enabled="false" />
  </commands>
</customUI>

Outlookの場合はWordやExcelと違ってファイル単位で設定することはできず、 http://www.ka-net.org/blog/?p=5517 で紹介しているようにCOMアドインを開発することになりますので、動的なコントロールの切り替えを行わないのであれば、下記ページで紹介しているようにレジストリを編集して、「DisabledCmdBarItemsList」キーに無効にするコントロールのPolicy IDを設定するのが良いだろうと思います。

・特定のコントロールを無効にする(Office 2007,2010)
http://www.ka-net.org/office/of35.html

Policy IDは、下記リンク先からDLできるコントロールIDリストに記載されていますので、無効にしたいコントロールのIDを調べる( http://www.ka-net.org/blog/?p=4438 )→コントロールIDリストからPolicy IDを調べる、といった手順で取得できます。
(Outlook 2010の場合、閲覧ウィンドウ(MenuPreviewPane)のPolicy IDは「18768」でした。)

https://docs.com/kinuasa/7561/office-id

> 猫さん

初心者備忘録管理人のきぬあさです。

> トグルボタンを有効にする方法

上でも書いた通り、コントロール(toggleButton含む)の有効・無効の設定は「enabled」属性で行います。
動的に有効・無効を切り替える場合には「getEnabled」属性を使います。

たとえばExcelで「太字」と独自のコントロールの有効・無効を動的に切り替えたい場合には下記のようになります。

・リボンXML

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<customUI onLoad="rbnSample_onLoad" xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2006/01/customui">
  <commands>
    <!-- 既存コントロールの場合 -->
    <command idMso="Bold" getEnabled="command_getEnabled" />
  </commands>
  <ribbon>
    <tabs>
      <tab id="tabSample" label="Sample Tab">
        <group id="grpSample" label="Sample Group">
          <!-- 独自のコントロールの場合・btnSample1のonActionで有効・無効切替 -->
          <button id="btnSample1" label="Sample Button1" size="large" imageMso="HappyFace" onAction="btnSample_onAction" />
          <button id="btnSample2" label="Sample Button2" size="large" imageMso="HappyFace" getEnabled="btnSample_getEnabled" />
        </group>
      </tab>
    </tabs>
  </ribbon>
</customUI>

・標準モジュール

Option Explicit

Private myRibbon As Office.IRibbonUI
Private flgCtrl As Boolean
Private flgBtn As Boolean

Public Sub rbnSample_onLoad(ribbon As IRibbonUI)
  Set myRibbon = ribbon
  flgCtrl = False '既存コントロール用表示フラグ
  flgBtn = True '独自コントロール用表示フラグ
End Sub

Public Sub command_getEnabled(control As IRibbonControl, ByRef returnedVal)
  returnedVal = flgCtrl
End Sub

Public Sub btnSample_onAction(control As IRibbonControl)
'有効・無効切替
  flgCtrl = Not flgCtrl
  flgBtn = Not flgBtn
  myRibbon.Invalidate '切替反映
End Sub

Public Sub btnSample_getEnabled(control As IRibbonControl, ByRef returnedVal)
  returnedVal = flgBtn
End Sub

ただしOutlookの場合は、 https://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/cc668191.aspx にも記載がある通り、VSTO(COM)アドインの開発が必要となるため、上記コードをそのまま使うことはできません。
C#なりVB.NETなり、開発言語に合わせてコードを書きかえる必要があります。
(といっても、enabled属性やgetEnabled属性を使う事には変わりありません。)

Visual Studioを使わずOutlook用のCOMアドインを開発することもできますが、保守性や開発のしやすさ等を考慮すると、Visual Studioで開発することをお薦めいたします。
(Visual Studio Professional + Microsoft Office Developer Tools)

VSTOアドインは配布の問題もありますし、正直に言えば、ポリシーによる制御の方が圧倒的に容易だとは思うのですが・・・、とりあえずご参考までに。

> spacedragon さん

初心者備忘録管理人のきぬあさです。
ご質問いただいた件につきまして、別途記事を書きましたので、そちらをご参照いただければと思います。

・[リボン・カスタマイズ]グループの表示・非表示をトグルボタンで切り替える
https://www.ka-net.org/blog/?p=11216